Kārtot pēc: jaunākā, vecākā
 

Dokumentu Arhivēšana uzņēmumā.

 
Reitings 180
Reģ: 12.09.2016
Sveiki, visiem! :-)
Man ir kāda sasāpējusies problēma, naktīs pat vairs normāli nevaru pagulēt, murgoju, ka priekšniece stāv pie galda un neliekas mierā ar saviem jautājumiem. :-O
Manā darba vietā nekad nav veikta dokumentu arhivēšana, uzņēmums ir atvērts jau vairāk, kā 11 gadus, un nekas tajā jautājumā nav darīts. (t)
Uzņēmums nav maziņš, un es kādu laiciņu atpakaļ uzzināju, ka tas tiks iekļauts manos darba pienākumos, esmu pilnīgā autā-šokā, kura dēļ šo darbu visu laiku atlieku. :'-(
No tā vispār neko nesaprotu, un cik saprotu, kolēģi un priekšniece tā pat.
Vai kāds(-a) cosmo.lv lietotājs(-a) ir veikuši šo darbu?
Varbūt ir kādi ierosinājumi no kura gala ķerties klāt, jo firmas pakalpojumu arhivēšanā viņi netaisās akceptēt.
Sākumā, kad iekārtojos darbā, vienu dienu biju aizgājusi uz 8h lekciju par arhivēšanu, bet tas bija tik sen.
Jautāju, jo diemžēl no apkārt esošajiem cilvēkiem neviens šo darbu nav veicis, un piemēru nezinu kur smelties. :-/
Zinu un saprotu, ka netā ir pār-pārēm info par šo lietu, bet ,kad no komforta zonas ir jāizkāpj, lai sāktu kko jaunu, man tas neliekas vairs tik viegli. :-(
Lai jauka turpmākā dienas daļa! (l)
15.09.2016 15:18 |
 
Reitings 4041
Reģ: 20.07.2014
Es reizi divos gados taisu dokumentu arhivēšanu. Kāda veida dokumenti tev ir?
15.09.2016 15:22 |
 
Reitings 674
Reģ: 21.12.2015
Vai uzņēmums ir liels?
Bieži vien tiek izveidota lietu nomenklatūra, kas paredz dažādu dokumentu numurēšanu, lai nepieciešamības gadījumā no arhīva varētu ātrāk atrast.
Tātad - jāsadala dokumenti pa veidiem un jāsakārto pa datumiem augošā secībā (jaunākais datums augšpusē). Vai dokumentus glabāsiet arhīva kastēs?
Nav tas darbs tik briesmīgs cik laikietilpīgs. ;-)
15.09.2016 15:25 |
 
Reitings 646
Reģ: 23.02.2015
Tas ir tikpat vienkārši kā mājās sakārtot grāmatas grāmatplauktā pa tematiem pēc alfabēta, lai vieglāk atrast.
15.09.2016 15:29 |
 
Reitings 674
Reģ: 21.12.2015
Vienīgi mulsina tas, ka uzņēmums pastāv jau 11 (?) gadus un ne reizi nav arhivēti dokumenti?
Kā tad tika glabāti šie dokumenti?
15.09.2016 15:31 |
 
Reitings 4041
Reģ: 20.07.2014
The Devil nu nav jau gan tik vienkārši viss. Ja kastes un mapes ir daudz un dažādu veidu (kā man), tad tur ir ko darīt.
15.09.2016 15:31 |
 
Reitings 180
Reģ: 12.09.2016
Sveikas, uzņēmums ir ļoti liels, manā telpā dokumenti kastēs stāv tik daudz, ka pat var teikt ka sēžu tiem virsū. :-(
Esam tikuši tik tāl, ka uz arhivēšanu arhīva kastēs ir salikti, pa firmām,gadiem, mēnešiem(uzņēmums ir saistīts ar daudzu apakšuzņēmumu ķēdi).
Birojs ir maziņš un nevaram vecos gadus turēt tik ilgi mapēs, aptrūksies vietas un mapes, tapēc liekam arhīva kastēs.
Cik saprotu laikam turēsim kastēs, un tos kuriem būs noilgums, iznīcināsim. :-|
1. savu vidējo izgl. esmu ieguvusi pavisam citā sfērā. :-)
2. neesmu zinoša diezgan daudzos grāmatvedības dokumentos, kā citi šajā sfērā strādājošie(jo no vienas puses neesmu par to īsti mācījusies, un no otras strādāju te tik pāris gadus, un ikdienas darbi bija vienveidīgi).
3.Doma par dokumentu iznīcināšanu man uzdzen šermuļus, jo nedod Dievs, kko ne to iznīcināšu, un vēl tie nebeidzamie saraksti ar to kas tiek iznīcināts.
Tie laikam ir arī lielākie klupšanas akmeņi manā ceļā, kas veido stresu ikdienā. (t)
15.09.2016 15:42 |
 
10 gadi
Reitings 1207
Reģ: 29.01.2009
Dark_Lady, +++
Strā'daju Valsts zemes dienesta arhīvā. Mums protams ir savādāka darba specifika, bet kā aprakstīja Dark_Lady tā arī notiek mums, bet mums ir zemes uzmērīšanas lieta, būvju un t.t. Mums šajās lietās ir jāreģiastrē arī jaunpienākušies dokumenti un t.t.
Mūsu darbā vairāk lietvede dara to ko Tev vajag.
Darbs nav grūts, bet prasa uzmanību, precizitāti.
15.09.2016 15:47 |
 
Reitings 180
Reģ: 12.09.2016
The Devil Man nav problēma ar grāmatu sakārtošanu,un ikdienišķām plānošanas lietām. Bet ja visu iepriekšējo gadu dokumenti(tūkstošiem) sastāda nebeidzamu, pilnu arhīvu kastu istabu, un tu neesi nekas diži pieredzējis šajā lauciņā, sākumā nezini pie kā pat ķerties klāt.:-O
Dark_Lady Glabā arhivēšanas kastēs, telpās kur vien var gadu, gadiem. :-/
Wallee ieši tā dokumenti ir dažādi, un daudz. :-/
15.09.2016 15:53 |
 
Reitings 4041
Reģ: 20.07.2014
Būtībā tad pirmais, kas tev ir nepieciešams ir lietu nomenklatūra.
Piemēram manā darba vietā ir tas ir uz vairākām lapām.
1. Uzņēmumam ir savs sākuma Nr. Tev tas varētu būt uzņēmuma Nr. Piemēram 15.
2. Katrai struktūrvienībai ir arī savs Nr, pieņemsism 3.
3. Tālāk katram dokumenta veidam, piemēram, ienākošās un izejošās pavadzīmes, arī ir savs Nr., pieņemsim 02.
Tad kopā tas izskatās 15/3-02
Man tas tiek rakstīts vnk uz kastes vai līmēts uz mapes un blakus datums no kura līdz kuram, termiņš cik ilgi vajag uzglabāt un vai tie ir oriģināli vai kopijas. Atsevišķi, tev priekš sevis, arhīva un grāmatvedības vēl ir jātaisa saraksts, kādi dokumenti kopā ir sākot ar mazāko skaitli. Pieļauju, ka nomenklatūru tad tev arī pašai būs jāveido.
15.09.2016 15:53 |
 
Reitings 180
Reģ: 12.09.2016
*Tieši tā
15.09.2016 15:54 |
 
Reitings 674
Reģ: 21.12.2015
KamiKadzīte vai jums nav noteikts glabāšanas ilgums katram konkrētam dokumenta veidam? Tie var būt no 2 līdz pat 20 un vairāk gadi. Termiņus piešķir tieši tā iemesla dēļ, lai nekrātos nevajadzīgas kaudzes.
Iesaku sākumā noskaidrot un sašķirot ko var un ko nevar iznīcināt, ja par, kaut ko nav skaidrs, labāk jautāt vadītājai.
Tāpat kā Elza_Elza uzņēmumā, arī mūsējā tiek reģistrēti visi dokumenti.
Vai tu uzņēmumā esi lietvede? Mums ir tā, ka pašas saliekam kastēs, uzlīmējam virsū dokumenta lietas numurus, datumus, nosaukumus (piemērma, klientu lietas utt.). Pēc tam izveidojam pieņemšanas-nodošanas aktu un nododam tālāk lietvedībai, kas parūpējas, lai visi dokumenti nonāk arhīvā un glabājas pēc viņu kārtības.
15.09.2016 15:54 |
 
Reitings 674
Reģ: 21.12.2015
Mūsu princips ir tieši tāds pats kā Wallee!
15.09.2016 15:55 |
 
Reitings 4041
Reģ: 20.07.2014
Atzīšu, man arī nepārāk patīk šo darbu veikt, tāpēc daru to tikai katru otro gadu un es ar savām kastēm esmu aizņēmusi veselu telpu, kurai drīzumā arī taisos pieslēgties. Pirmo reizi, kad taisiju, man nebija īsti kas paskaidro visu tā lai es saprastu, jo tas varbūt šķiet vienkārši, bet pirmajā reizē galva bija putrā. Tad nu sarakstiju kko ne tā kā vajag un arhīva puisis veda man sarakstu atpakaļ, lai pārveidoju. Par laimi mums ir savs uzņēmuma arhīvs, jo uzņēmums ir liels un viņš bija saprotošs.
15.09.2016 16:06 |
 
10 gadi
Reitings 374
Reģ: 21.01.2013
Kā jau te minēja sāc ar lietu nomenklatūru.
Man ir neliels uzņēmums un nav vairākas nodaļas.Tāpēc kā piemēru varu nosaukt:
02_Personālvadība
02-01 Darba līgumi, grozījumi, amatu apraksti, personas konts, VSAO uzskaites karte, rīkojumi par pieņemšanu un atlaišanu, rīkojums par bērna kopšanas atvaļinājumiem. Glabājas 75 gadi. Stāv viss vienā mapē.
02-02 Rīkojumi par komandējumiem, atvaļinājuma rīkojumi, algu saraksti, komandējuma atskaites. Glabā 5 gadus.
Mums taisīja firma. Bet pati esmu papildinājusi.
Tātad pirmais sataisi tabulu ar lietu nomenklatūru, tad sakārto dokumentus par lietām, izveido lietu sarakstu un, tad var likt arhīvā. Veicot dokumentu iznīcināšanu ir jāstāda akts, kas jāglabā pastāvīgi. It kā jau noteikt, ka jāiznīcina ar smalcinātāju, bet ja baigi liels apjoms, tad var noslēgt līgumu ar atkritumu apsaimniekotājiem.
Ja nu kādi jautājumi, tad sūti vēstulīti.
15.09.2016 16:20 |
 
Reitings 180
Reģ: 12.09.2016
Milzīgs paldies, par atbalstu!:-)
Šonedēļ ar domāšanu, esmu uz Jūs, diezgan daudz ir ko darīt, tapēc visu šo jauno info domāju ka mierīgu prātu atlikšu uz jauno nedēļu. :-/
Es to augstu novērtēju, paldies!
16.09.2016 13:51 |
 
Kārtot pēc: jaunākā, vecākā
 

Pievieno savu komentāru

Nepieciešams reģistrēties vai autorizēties, lai pievienotu atbildi!
   
vairāk  >

Aptauja

 
Vai forumā publiski vajadzētu rādīt arī negatīvos vērtējumus (īkšķis uz leju) komentāriem?
  • Jā, jāredz arī negatīvie vērtējumi
  • Nē, lai paliek redzams tikai pozitīvais vērtējums
  • Nezinu, nav viedokļa
  • Cits